監査役の権限かつ責務は、取締役の職務執行を監査することです(会社法381条1項)。従って、監査役としては、個別に事業部門の業務監査を行うことにとどまらず、取締役会における業務執行の意思決定の適正性や取締役が他の取締役の職務執行を監督する善管注意義務を果たしているかについても、業務監査の一環として監視・確認する必要があります。このために、監査役は取締役会に出席し意見陳述する義務が規定されています(会社法383条1項)。また、取締役の不正の行為や法令・定款違反等の事実を認めるときには、取締役に対して、取締役会の招集請求や自ら取締役会を招集する権利も付与されています(会社法383条2項・3項)。 いつもお世話になります。取締役会の書面決議の内容で教えていただきたいのですが、当社は取締役会規程に則り、3ヶ月に1度取締役会を開催しております。今回中間決算について、書面決議にて取締役会の承認を得ようと考えておりますが、書 書面報告を行う場合には、取締役と監査役の全員に対しての通知が要件となります(会社法372条1項)。書面決議の場合と同様に、監査役としては、取締役が書面報告を意図している場合に、あらかじめ監査役全員に通知を行っているか確認する必要があります。実務的には、書類又はメールベースで、書面報告の対象事項と関連書類を添付した上で、取締役と監査役の全員に通知していることが必要となります。書面報告の場合、書面決議の場合と異なり、取締役全員の同意や監査役が異議を述べないとの要件は課せられていません。従って、取締役が一方的に書面報告を通知することに対して、監査役は法的には異議を申し立てる権限が付与されているわけではありません。書面報告を予定している内容の情報をさらに詳しく知りたいときには、監査役の法的権限である業務報告請求権(会社法381条2項)を利用して、報告事項を主管している業務執行部門から個別に報告聴取をすることになります。

第一は、取締役会において、質疑が活発に行われているか否かです。特に、社外役員が積極的に発言するための体制整備が出来ているかが評価のポイントとなります。社外役員は通常は非常勤ですので、取締役会における社外役員の有益な発言による取締役会の活性化のためには、重要な議題・議案について社外役員に対する事前説明が行われていることが鍵となります。また、資料そのものについても、社内特有の表現や業界用語を多用するのではなく、社外役員が理解可能な工夫がされていることにも留意する必要があります。さらに、取締役会の場において、社外役員が必ず発言する機会を確保するために、取締役会議長から社外役員に対して、議題ごとに発言の有無を確認するなど、必要に応じて発言を促すような取締役会運営が行われているかも評価のポイントとなります。 監査役としては、取締役会における代理説明者の有無や特別利害関係取締役の扱いについても、法規定に則った実務が行われているか見ておく必要があります。, 株主総会のように、法令・定款違反の決議について、特別の訴えの制度は法定化されていません※4。しかし、前述してきたような取締役会に関係する事項の法令違反にとどまらず、意図的に一部取締役に招集通知を発しない場合や議案に反対をしている取締役が海外出張中に議決を行うなど、明らかに取締役会決議の妥当性に合理性を欠くと認められる場合には、一般原則によって不当決議とされ、無効となる可能性があります。, コーポレートガバナンス・コードでは、「取締役会は、取締役会全体としての実効性に関する分析・評価を行うことなどにより、その機能の向上を図るべきである」(原則4-11)とした上で、「取締役会は、毎年、各取締役の自己評価なども参考にしつつ、取締役会全体の実効性について分析・評価を行い、その結果の概要を開示すべきである」(補充原則4-11③)と記載しています。コーポレートガバナンス・コードは、上場会社を対象にしたソフトローですが、非上場会社においても、その趣旨を踏まえて自社の取締役会機能の向上に役立てるためのヒントとなり得ます※5。, 取締役会の活性化は、ガバナンスの観点から重要なことであり、監査役の視点から自社の取締役会の評価に積極的に関わっていく姿勢が望まれます。評価に当たってのポイントとしては、以下の点が考えられます。

経営会議や常務会は、社内会議であり、株主総会・取締役会・監査役会と異なり正式な会社機関ではありません。取締役会は、本来株主総会で意思決定を行う原則を授権されているわけですから、取締役会での意思決定は重要な意味があります。書面決議はあくまで例外的な措置と考えるべきです。しかも、取締役会には、社外取締役や社外監査役の社外役員が出席しますので、経営会議等のように内輪の会議とは異なる意義があります。社外役員からの発言も踏まえて、取締役会で活発な議論や意見交換が行われることが取締役会として望ましい姿です。このような趣旨を勘案しながら、監査役は書面決議の是非を判断することになります。

ガバナンスの維持と書面決議による必要性のバランスを考慮すると、おおまかにいって次のふたつのパターンになるでしょう。 書面決議は取締役会の開催を行わないで決議を行うことができるという点で、緊急突発的な事案であったり、決議事項でありながら、取締役会において審議するほどの重要性が乏しいと考えれば、取締役は書面決議を選択することが可能です。もっとも、書面決議の要件としては、①定款に定めていること②取締役全員が書面により議案に同意する意思表示をしていること③監査役が異議を述べないことの三つの要件を満たしていることが必要となります(会社法370条)。書面決議は会社にとって利便性が高い手法ですが、本来、取締役会で十分に審議した上で会社としての意思決定を行うことを原則としていることから、その例外的措置という意味で定款での定めが必要となります。定款で新たに定めるためには定款変更を伴いますので、あらかじめ株主総会において特別決議を要することとなります(会社法309条2項11号)。

このように、監査役は取締役会とは深い関わりがあることから、自社の取締役会がガバナンスの視点から有効に機能しているか否か、その評価の観点からも関わりを持つことが大切です。そこで本稿では、取締役会に係る重要な法令や法令に則った取締役会の運営実務について再確認するとともに、監査役として取締役会を評価する上での留意点について解説します。, 取締役会の招集権者は各取締役ですが、あらかじめ定款や取締役会で定めることも可能です(会社法366条1項)。実務的には、定款で代表取締役や取締役会議長を招集権者としていることが通例です。 取締役会評価の方法については、アンケート方式(質問形式)、役員への個別ヒアリング方式、第三者委員会に評価を委ねる方式が考えられます。どの方式を採用するにしても、あらかじめ取締役会の評価基準を取締役会で十分に審議し、その評価基準に基づいて毎年確認するという手順が確立し、最終的にはその概要を開示する実務が定着すれば、取締役会の活性化に向けて前進するものと思われます。, わが国の法制度上、取締役会改革は長らく手つかずという状況が続きました。しかし、監査役(会)と取締役会は、会社のガバナンス機関として両輪となるものです。監査役は取締役会が適切に運用されているか再確認すること、及び監査役としてガバナンスの視点から、取締役会の活性化に向けた評価に積極的に関わっていくことが期待されています。, EYとは、アーンスト・アンド・ヤング・グローバル・リミテッドのグローバルネットワークであり、単体、もしくは複数のメンバーファームを指し、各メンバーファームは法的に独立した組織です。アーンスト・アンド・ヤング・グローバル・リミテッドは、英国の保証有限責任会社であり、顧客サービスは提供していません。, 一橋大学大学院博士後期課程修了。博士(経営法)。新日本製鐵(株)(現、新日鐵住金(株))監査役事務局部長、(社)日本監査役協会常務理事、獨協大学法科大学院教授を経て、現職。東証一部上場会社の社外監査役も務める。専門は、商法・会社法、金商法、企業法務。近著として、『実務の視点から考える会社法』中央経済社(2017年)、『グループ会社リスク管理の法務(第3版)』中央経済社(2018年)、『監査役監査の実務と対応(第6版)』同文舘出版(2018年)等。, Forensic & Integrity Services (Forensics). Copyright © 2012 弁護士法人 栄光. もし書面決議により決定した事項が原因となって会社に損失が生じた場合、「会社法が書面決議を認めている」などといったところで取締役は責任を免れるものではありません。, アパマンショップ事件最高裁判決(最高裁平成22年7月15日判決)をはじめとして、判例は経営判断にいたるプロセスも考慮したうえで取締役の経営判断上の責任の有無を判断しています。 取締役会は、業務執行の意思決定機関にとどまらず、取締役の職務執行を監督するガバナンスの機関としての役割もあります(会社法362条2項2号)。一方で、近時は取締役会改革が重要な論点となっています※1。海外の機関投資家等は、わが国の取締役会の監督機関としての機能が十分に働いていないことについて、その強化の一環として、社外取締役の選任義務化を主張しています※2。 ◆ただし、ガバナンスの実効性が保たれるか留意すべき 書面報告. また、取締役会に特別利害関係取締役が議決に加わることはできません(会社法369条2項)。特別利害関係取締役は当該議案に対して、自己に有利な議決権を行使することが明確ですので、当該事項を議決する際には、特別利害関係取締役を定足数から外して多数決で決めることになります。法定上は、議決に加わることができないとの定めであり、取締役会の場に着席したままであったとしても法令違反ではありませんが、実務上は、取締役会の審議の場から席を外すことが通例です。影響力のある特別利害関係取締役がいると、公正・公平な審議が阻害される恐れがあるためです。 第三は、報酬諮問委員会や指名諮問委員会等の任意の委員会の答申に対して、取締役会が尊重する体制となっているかです。近時、任意の諮問委員会を設置する会社数が増加していますが、設置することが目的化し、委員会での答申を踏まえて取締役会で十分に議論し活用するという方針が徹底されていない会社も見受けられるようです。 取締役会決議を書面決議で行いたいのだが…というご相談を受けることがよくあります。 旧商法時代と異なり会社法は一定の要件のもとで取締役会決議を書面で行うことを認めています。 取締役の同意の意思表示は電子メールによることも可能です。, ただ、ガバナンスの観点からは、要件さえみたせば何でも書面決議で済ませてよいということではありません。取締役会は実際に会議を開催して議論を交わすことを第一とすべきであり、これは会社法が便宜的な措置として書面決議を認めているとしても変わりないことです。 5 取締役会の決議に参加した取締役であって第三項の議事録に異議をとどめないものは、その決議に賛成したものと推定する。 会社法第423条 1 取締役、会計参与、監査役、執行役又は会計監査人(以下この節において「役員等」という。 ◆会社法は書面決議により取締役会決議を行うことを認めている なお、監査役会においては、書面決議は認められていません(<表1>参照)。, 報告事項について、取締役会を開催しないで書面報告を行うことも可能です。限られた時間の中で、取締役会での決議事項が多い場合に、決議事項に重点的に時間配分を行いたいと考えるときに、実務的に書面報告という手段を採用します。取締役会で具体的に行わなければならない法定報告事項は、競業取引及び利益相反取引(会社法356条)における事後報告です(同法365条2項)。法定報告事項とは別に、各社の取締役会規程で定める報告事項があれば、その該当案件も取締役会報告事項となります。もっとも、書面決議が認められているといっても、3カ月に1回以上は取締役会を開催し、業務執行権限を有する取締役は取締役会の場で自己の業務執行状況を報告しなければなりません(会社法372条2項・363条2項)。会社役員の間での重要情報の共有という側面もあるからです。

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