トラブル発生報告 報告. ビジネスにおいて、出張やクレームがあった場合、その都度報告書を作成する必要があります。報告する機会が多い一方で、新入社員などビジネス文書に書き慣れていない社員は、作成方法がわからず手間がかかっている方も多くいらっしゃるかもしれません。そこで、こちらの記事では、報告書の書き方とコツをご紹介します。報告書作成の基本をおさえ、誰もが読みやすい報告書を心がけましょう。, 報告書とは、出張やクレーム、または上司から任された案件や指示された事柄について、実施した内容と結果、所感などを報告するためのビジネス文書です。報告書と一言でいっても、定期報告書やトラブルの報告書など、その種類はさまざまあります。報告書の作成方法の前に、その種類についてご紹介します。, 報告書は、社内向けと社外向けで、書き方や記載内容を変える必要があります。社内向けの報告書は、迅速な情報伝達が最優先であり、前文などを省略するのが一般的です。一方、社外向けの報告書は、結論を優先することは大切ですが、相手に対して失礼にならないよう、前文にて挨拶を記載し、ビジネスマナーを守った文書にすることが大切です。, 報告書に限らず、ビジネス文書を作成する際は、社内向けと社外向けで書き方が異なります。作成する際は、2点のポイントがありますので以下で詳しく解説します。, まず、社内向けの文書では、迅速な情報伝達が目的のため、挨拶は省略し、報告内容から書き出します。本題から書き出すことで、忙しい上司や同僚でもすぐに内容を把握することができます。, 一方、社外向け文書では、いきなり本題から書き出しては失礼なため、前文が必要です。前文とは、本文の前に、前置きとして述べる挨拶です。前文は、頭語、時候の挨拶、相手の繁栄を喜ぶ挨拶もしくは安否を尋ねる挨拶を書く必要があります。社外向け文書を作成する際は、前文を忘れずに書きましょう。, ポイントの2点目は、数値等の正確さです。これは、社内向けや社外向けに関わらず、守らなければいけません。情報を正確かつわかりやすく書くポイントは、以下の2点が挙げられます。, まず、1点目は箇条書きを活用することです。箇条書きを活用することで、報告内容の項目の1つ1つが視覚的に明確になるため、把握しやすくなります。そして2点目は、必要に応じて重要部分を強調することです。これにより、読み手はどの情報が重要なのかを把握できます。, 報告書には、定期で作成するものと不定期で作成するものがあります。定期報告書と不定期報告書は、それぞれ以下のもようなのが挙げられます。, もし、定期的に作成する報告書がある場合は、基本フォーマットを用意しておくことで、作成の手間と時間を削減できます。基本フォーマットに関しては、「報告書の基本フォーマットと例文」にてご紹介します。, 定期的なものなのか、急を要するものなのかなど、内容によって、提出するタイミングも異なります。例えば、日報であれば毎日提出する必要がありますが、出張やセミナーの参加の報告は、参加したその都度提出します。, 特に注意しなければいけないのがトラブルの報告です。トラブルの報告は、事故やトラブルが発生したらすぐに作成し、早期対策と会社全体で再発防止に努めなければいけません。ただし、トラブルが発生した場合は、まずは事実確認を行い、取引先やお客様に謝罪する必要あります。, 報告書の種類をおさえたところで、ここからは報告書の作成方法についてご紹介します。基本的なポイントとワンランク上の報告書の作成のコツの2点をおさえ、わかりやすい報告書を作成しましょう。, 報告書を作成するための基本ポイントをご紹介します。報告書を作成する際は、以下の3点をおさえましょう。, ポイントの1点目は、誰に何を伝えるのかを明確にすることです。明確にすることで、書き出しと書く内容を決めることができます。例えば、社内向けに会議の報告をする場合は、前文を書かず、報告内容から書き出します。「誰に」を明確にすることで、正しい書き出しを作ることができます。「何を伝えるのか」を明確にすることで、必要な情報を洗い出し、漏れなく掲載することができます。, ポイントの2点目は、構成を考えてから作成することです。つまり、まず何を書くのかを明確にし、伝えやすくするにはどのように伝えれば良いのかを定めてから、文書を作成することです。ビジネス文書を作成する際は、いきなり書き出すのではなく、構成をつくり、相手に読みやすい報告書を作成することを心がけましょう。, ポイントの3点目は、箇条書きを活用し簡潔に書くことです。箇条書きを活用することで、長い文章を読む手間が省かれ、早く情報を伝達することができます。例えば、研修報告をする場合は、以下のように研修内容や開催日時を明記します。, また、箇条書きだけでなく、重要部分を強調したり、図や表を活用することで、一目で情報を把握しやすくなります。, ここからは、ワンランク上の報告書作成のコツをご紹介します。読みやすい報告書を作成する際は、以下の4点を心がけましょう。, ポイントの1点目は、事実と意見を分けて書くことです。報告書には、議事録など事実のみを報告するものだけでなく、調査報告書など意見を述べる必要があるものもあります。その際は、事実と意見を分けて書くことで、説得力のある報告を作成できます。例えば、調査の報告書で、「A地域に出店すべき」だと所感を記述する場合は、その根拠を事実を元に述べることで、読み手は納得できます。, ポイントの2点目は、結論を冒頭に端的に書くことです。結論を冒頭で述べることで、読み手は何について書かれているのか把握しながら読み進めることができます。, 報告書に限らず、ビジネス文書では冒頭で結論を述べることが重要です。ビジネス文書は、忙しいビジネスパーソンが迅速に内容を把握するための手段であり、最後まで結論がわからない文書では意味がありません。ビジネス文書では、結論を冒頭で述べ、何を伝えたいのか明確にしましょう。, ポイントの3点目は、相手によって捉え方が変わってしまうような、曖昧な表現をやめ、数字で具体的に書くことです。例えば、イベントの報告書において、「多くの人が参加した」と記載するのではなく、「1000名が参加した」と数字で記載することで、より具体的に内容を把握できます。報告書を作成する際は、曖昧な表現を避け、数字を使って正確に情報を伝えましょう。, ポイントの4点目は、5W3Hを盛り込んで書くことです。5W3Hは、以下の通りです。, 基本的な文章では、5W1Hが求められます。一方、ビジネス文書では、さらに、「いくら」「いくつ」という2Hを加えることで、具体的かつ正確な文章を作成することができます。調査の報告書で、「A地域に出店すべき」と所感を述べる場合、出店の費用や店舗数も提示することで、具体的な提案をすることができます。, 報告書の書き方とポイントをおさえたところで、ここからは報告書の基本フォーマットと例文をご紹介します。報告書を書き慣れていない方は、こちらのテンプレートや例文を参考に作成しましょう。. またトラブルが発生したときの対応についても報告します。 社外向け経緯報告書の構成 次の3つの項目を書いておくと、より良い経緯報告書に仕上がります。 *進捗状況 まず経緯報告書の結論にあたる「プロジェクトの進捗状況」を簡潔に書きましょう。 仕事では誰もがミスを起こす可能性があります。企業では、仕事上で大きなミスを起こしたり社内または社外でトラブルが起きた時にそのトラブルの終始を報告する『顛末書』という書類を提出します。この記事では、顛末書の書き方や始末書との違いもご紹介いたします。 仕事では誰もがミスを起こす可能性があります。企業では、仕事上で大きなミスを起こしたり社内または社外でトラブルが起きた時にそのトラブルの終始を報告する『顛末書』という書類を提出します。この記事では、顛末書の書き方や始末書との違いもご紹介いたします。, 記事に記載されている内容は2018年08月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。, また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。, 顛末書とは、仕事上のミスやトラブルなど不規則な事が起こった時に必要になる書類です。社内の人間や取引先に事の一部始終を正確に伝えるため、また、再発を防ぐ方法などを説明して相手に理解を求めるために作成します。基本的にはトラブルが起きた後、上司などに提出を求められる形で書く事が多いですが、自分のミスで周りに迷惑かけてしまった場合など自ら進んで書くケースもあります。, 同じような書類に「始末書」というものがあります。こちらも「顛末書」同様、仕事上のトラブルが起きた際に必要になる書類ですが、「顛末書」と「始末書」では役割が少し違います。「顛末書」は先ほど説明したようにトラブルの一部始終を正確に伝える必要があるため、ある種客観的な報告書のような性質を持っています。対して「始末書」は、ミスを起こした当人による謝意の表明、反省文のような性質を持ちます。このように役割が違うため、トラブルが起きた際は「顛末書」「始末書」両方の提出を求められる事もあります。性質の違いを理解し、それぞれどこに主眼を置いて書けばいいのか理解しておきましょう。, 顛末書を作成する際は、提出先を意識するようにしましょう。具体的には、社内に提出するのか社外に提出するのかのどちらかです。顛末書の目的は共に、トラブルの原因や今後の対応を詳細に伝える事ですが、社外に提出する場合は会社の信用にも関わってくるのでより慎重に書かなくてはなりません。, 社内用顛末書の宛先は社長にする事が多いです。実務上の最高責任者である社長にトラブルの詳細を把握してもらえれば、会社としての姿勢を示しやすくなります。しかし、場合によっては別の役職の人物への提出を求められる事もあるので、指示に従いましょう。, 書類の作成の始めは、行の中央に「顛末書」というタイトルを書き、顛末書を作成した日付と作成者自身の名前を添えて作成しましょう。また、タイトルは何の書類であるのかを明確にするため、作成日と作成者の名前は、時系列やどの視点で書かれたものかをハッキリとさせるために役立ちます。他に、関連部署の責任者の名前を求められる事がありますが、その場合は指示に従いましょう。, これまでは形式上の書き方でしたが、この項目では内容の書き方についてご紹介いたします。5W1Hとは、情報をわかりやすく正確に伝えるために必要な要素を表現した単語です。下記にかかれている、この6つの要素を意識して顛末書を書くようにすれば、トラブルの全容を正確に伝えられます。また、自分の中での理解も深まりますので、書きやすさがアップするでしょう。, 注意すべきはどの順番で5W1Hの要素を織り込むべきかという事ですが、基本的には上記のとおりの順番で構いません。「いつ」「どこで」はそれほど重要ではありませんが、情報を整理する役目を担っているので、最初に示しておけばその先を想像しやすくなります。次に「誰が」「何を」を書きます。これは結論の部分です。結論の先に「なぜ」「どのように」が来てしまうと、相手は何が起きたのかを自分で補完しなくてはなりませんので、負担になってしまいます。最後に「なぜ」「どのように」を持ってきましょう。なぜ起きたのかについてや、どのような状況なのかを説明するまとめのような部分です。, また、仕事上では、この5w1Hの順番をあえて崩した方が伝わりやすい場面もあります。例えば、プレゼンをする場合は「何を」を最初に持ってきた方が効果的です。しかし、顛末書はすでに起こってしまった事を説明する書類なので、この順番の方が伝わりやすいでしょう。, 内容を確認して問題ないと判断したら名前の横に押印をしましょう。また、責任者の名前を書いている場合、その責任者の押印ももらいましょう。日本において押印は、書類の信頼性を高めてくれる大切な書類の1つです。必ず押すようにしましょう。これで顛末書は完成です。, 顛末書を上では、当たり前の話ですが、事実と違う内容を顛末書に書く事は絶対にしてはいけません。会社からの信頼を失うばかりか、新たなトラブルを生んでしまう可能性があります。自分のしてしまったことが責任が重大でも、怖がらずに正直に書きましょう。, 先ほど説明したように、社内提出用でも社外提出用でも目的は同じです。しかし、社外に提出する場合は社内用と違った注意が必要になります。続いては、社外に提出する用の顛末書の書き方についてご紹介いたします。, 社外に提出する場合、宛先は提出先の会社の社長である場合が多いですが、必ず上司に確認を取っておきましょう。間違った宛先はそれだけで失礼になりますし、ただでさえトラブルがあった後なので、会社の信用を大きく落としてしまいます。, 通常、社外文書を作成する場合には時候の挨拶に気を使いますが、顛末書では時候の挨拶は不要です。あくまで顛末書など、目的はトラブルの内容を詳細に伝える事です。読み手は、顛末書というタイトルを見た時点で内容の把握を最優先と考えます。そんな時に長々と「ますますのご発展~」などと並べられてはたまりません。, 顛末書には基本的には謝罪の言葉は必要ありませんが、社外に提出する場合は「お詫び申し上げます」程度の一文は入れておきましょう。顛末書で反省の意を示す事は、今後の関係を円滑にするのに役立ちます。, 顛末書は基本的にパソコンで作成しても問題ありません。しかし、顛末書は会社の就業規則やフォーマットなどによって異なってきますので、会社からの指示あればそれに従いましょう。また、自分のミスに責任を感じ、誠意を伝えたいという思いが強ければ手書きで作成するのもまた一つです。, また、手書きとパソコンを比較すれば、手書きの方が時間や手間がかかるというのは共通認識としてあります。つまり、顛末書を読む側は「時間をかけて丁寧に作成してくれた」と書いた側の人となり、顛末書を書いた人をポジティブに捉えてくれます。もし、手書きで顛末書を作成する事になった場合には、以下の点に注意しましょう。・顛末書には、間違えた所に修正液をなるべく使わないようにします。もし、間違えたら新しい紙で書き直しましょう。・誰が読んでも認識できるような、読みやすい丁寧な字を心がけるようにしましょう。・改行は3~4行ごとにするとバランスがよくなり、読みやすくなります。, 顛末書の意味や書き方のポイントがおさえられたら、実際に顛末書を書いていきましょう。顛末書は、先ほどもご紹介しましたように5W1H(いつ・どこで・だれが・なにを・どのように)に沿って書いていくのがコツです。この項目では、顛末書の例文を社内用と社外用それぞれご紹介いたします。, 社内用の顛末書を書く時のポイントを表にしてみました。それぞれの項目ごとに例文を設けましたので、ぜひ参考にしてみてください。社内用の顛末書を書くコツは、具体的に誰がいつどのようになぜそうなったのかを明確にすることです。また、例文はパソコンで作成することを想定していますが、フォーマットとしては手書きも下記の書き方で問題ありません。, 続いては、社外用に提出する顛末書の例文です。社外用の顛末書は、社内用とは違い、序文には挨拶の文章を入れるのがポイントです。社外用の顛末書もトラブルの内容をわかりやすく説明することが大切ですので、読む人の観点で作成していきましょう。, 顛末書をパソコンの文書作成ソフトなどで作成する場合、顛末書のフォーマットテンプレートを使うと大変便利です。また、顛末書のフォーマットテンプレートは一般的に使えるフォーマットが多く、無料でダウンロードしてくることができます。使い方はとても簡単で○などサンプルが書かれたところを書き換えるだけで完成します。しかし、企業によっては企業独自のフォーマットがあることも可能性としてはありますので、フォーマットが決まっているのであれば企業の顛末書フォーマットに従いましょう。, 顛末書を作成するとしても、用紙はどんな物がいいのでしょうか。パソコンで作成するにしても、手書きで作成するのでも顛末書は書類ですので、用紙での提出が必要となります。続いては、顛末書に適した用紙をご紹介します。, パソコンで顛末書を作成する時の用紙は、コピー用紙よりも少し厚手の上質普通紙がおすすめです。オフィス用のコピー用紙は、大量の印刷が目的ですので、コストを下げられている分薄いです。提出する顛末書を丁寧な書類にしたいのであれば、上質な普通紙を選ぶと、読み手側の印象はよくなるでしょう。, 手書きで顛末書を作成する場合は、無地の普通紙ではバランスよく書けませんし、あまり見栄えがよくありません。手書きで顛末書を作成する時の用紙は、罫線が入った手紙用やレポート用紙がおすすめです。罫線が入っていれば改行もバランスよく入れやすく、まっすぐに字が書けますので気持ちよ書くことができますので、手書きで顛末書を作成する場合は罫線入りのほうがいいでしょう。もちろん、手書きの顛末書は、手紙用の用紙でもいいですが、手紙用を選ぶ時はあまり模様が入っていないデザインを選ぶのがコツです。, 顛末書を紛失してしまった場合で、紛失した日に提出だった場合はどうしたらいいのでしょうか。この項目では、顛末書を紛失してしまった場合の対処方法についてみていきましょう。また、紛失した備品や機械などを報告する場合の顛末書の作成についてもご紹介いたします。, 社内や社外の備品を紛失してしまった場合でも、顛末書を書くことがあります。紛失してしまった原因が自分であった場合は、始末書も一緒に提出しなければならない企業もあります。社内や社外の備品や機械のトラブルなどがあった場合は、顛末書とあわせて、始末書も一緒に提出するのかを勤務先に確認しておきましょう。, 顛末書を紛失してしまった場合は、上司や取引先に連絡をすることが大切です。顛末書の書類を紛失してしまった旨を上司か、顛末書を提出する先の企業に報告し、謝罪しましょう。もし、顛末書の提出期限が決められているようであれば、その日までに作成しましょう。, 作成した顛末書を作成したのに紛失してしまったという場合は、もう顛末書を一度作成しましょう。顛末書を紛失した時はあわてずにパソコンであれば、データで再制作し、手書きの顛末書であれば書き直しましょう。顛末書を紛失するというのは、なかなかないミスですが万が一のことを考えて、顛末書をもう一通作成しておくのも紛失した時の対策となります。, いかがでしたでしょうか。今回は、顛末書の書き方や始末書との違い、顛末書を手書きで作成する場合など、顛末書に関するノウハウをご紹介いたしました。顛末書は、社内と社外で起こったトラブルの一部終始を報告するための書類です。日頃から仕事で顛末書を書くようなトラブルがないように気をつけましょう。しかし、中には想定しないのに起こってしまうトラブルもありますので、社内や社外で偶然起きてしまったトラブルに関しても、隠さずにきちんと顛末書を作成して報告するようにしましょう。また、自分で犯してしまったミスに関しては始末書になりますので、始末書と間違えないように作成することが大切です。, ドライバーへの転職をお考えの方は、好条件求人が多いドライバー専門の転職サービス『はこジョブ』へ!, 稼げないタクシー運転手には特徴があります。効率よく車を回したり、顧客の立場に立った接客ができなければ稼げるタクシードライバーになることができません。また、自分の普段の作業を振り返ることで稼げない原因を突き止めることができます。, バッテリーは、電気を蓄えるもので中にはバッテリー液と言う液体が入っています。バッテリー液は、自然と少なくなってしまい最後には性能を発揮することができなくなります。また、バッテリー液が無くなってしまうと火災などの原因となりますので注意が必要です。, ドライバーの身だしなみについて解説しています。ドライバーが気を付けるべき身だしなみのポイントや身だしなみ以外に気を付けるべき点についても説明しています。ドライバーのどのような身だしなみや態度がお客様にいい印象を与えることができるのかヒントを得られるでしょう。, エンジンオイルの漏れが気になることはありませんか?こちらでは、エンジンオイルの漏れによる影響を7つご紹介していきます。エンジンオイル漏れの対処法や費用が気になるという方は、ぜひご覧ください。車のオイル漏れについて理解を深めてみましょう。, キャッシュレスで便利なタクシーチケットはお客様の交通費などに使われるイメージですが、個人で利用可能です。個人で利用すると交通の管理などに便利です。今回はタクシーチケットの購入方法や購入の際の注意点についてご紹介します。タクシーチケット購入の参考にしてください, 車が好きで運転が得意で地理にも詳しい人なら、希望する職種に「運転手」を思い浮かべるでしょう。ただし「運転手」といってもその種類はさまざまです。ここでは「役員運転手」という職種に焦点を当て、役員運転手を目指す人に必要な資質や心得について考えていきましょう。, この度は、○○支所で発生しました○○の件で調査いたしました。その結果として、○○の原因究明と再発防止の対策を講じましたので、下記の通りご報告申し上げます。, 株式会社○○○住所:東京都○○市○○4-△-05電話番号:03-△△-334●●課●●部 田中例太郎, 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。この度は●月●日に起きました、●●のトラブルの件で多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。, 当社にて原因の調査をしましたところ、●●が判明いたしました。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。, 略式ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。. ある進行中事案やトラブルについて、上司あるいは関係者に報告する際、様々な文書を作成することになるのですが、そのうちの一つに経緯報告書というのがあります。この文書では、経緯報告書の目的や提出するタイミング、書き方などについて説明します。 Copyright© BIZSEEZ , 2020 All Rights Reserved. 社外向け顛末書の書き方が知りたい!そんなときは迷わずこの記事を読んでください。顛末書と始末書のちがいから、社外向け顛末書の捺印方法、もしも社外向け顛末書を紛失してしまったときの裏技まで、社外向け顛末書のイロハをとことんご紹介します。 ある進行中事案やトラブルについて、上司あるいは関係者に報告する際、様々な文書を作成することになるのですが、そのうちの一つに経緯報告書というのがあります。この文書では、経緯報告書の目的や提出するタイミング、書き方などについて説明します。, 記事に記載されている内容は2018年09月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。, また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。, ドライバーの転職や就職ノウハウを知るなら『はこジョブ』へ!ドライバーの転職や就職するときに、福利厚生や給料が良い会社位に行きたいという人も多いでしょう。今すぐ転職しないとしても、知識をつけておけば無駄になることはありません。ドライバー転職専門のアドバイザーがいる『はこジョブ』なら今より好条件な企業に転職するためのノウハウを得られます!ドライバーの転職や就職ノウハウを知るなら『はこジョブ』へ!, 経緯報告書とは、案件の進行状況や問題発生時の途中経過を報告する文書です。例えば、ある案件の進行状況を定期的に報告したり、上司より経過の報告を求められた際、さらには何か問題が発生した際その状況を報告するために作成します。報告書ですので、事実をありのままに書く必要があります。, 似たような報告書に顛末書というものがあります。顛末書もことの経緯を報告する文書ですが、経緯報告書と顛末書には大きな違いがあります。顛末書は事態が収拾した後にそのいきさつすべてをまとめて報告する文書であるのに対し、経緯報告書はそれを作成する時点での状況とそれまでの詳細ないきさつをまとめて報告する文書です。特に問題発生時は、以後の対応方法を検討しなければいけないので早い段階で状況およびその時点で行った対応について報告する必要があります。そういう時に経緯報告書を迅速に作成しなければなりません。, 日付は経緯報告書を作成した日で、用紙の右上部分に年月日の順に書きます。西暦を使うか和暦を使うかは会社ごとに違いますので、いつもどちらを使っているのかは確認してください。, 宛名には報告をする相手の役職、および氏名を記載します。記載欄は日付の次の行から始め、左寄せにします。もし部署や事業所が異なる場合は役職、氏名の前に事業所名、部署名を記入します。, 報告者には経緯を報告する担当者の部署名、氏名を記載します。記載欄は宛先の次の行から始め、右寄せにします。経緯報告書の作成者本人が当該事案の責任者であれば自身の名前を記入しますが、代理で作成するの場合は依頼者に確認してください。, 表題の記入は作成者の次の行から始め、中央寄せにします。表題は一見して何の件なのかわかるよう、「xxxに関する経緯報告書」のように具体的な案件名を記載します。, 本文には、導入の文言に続いてことの経緯や行った対応、今後の見通しや取ろうとしている対応について記載します。導入の文言はだいたい決まっていて、「xxxxについて、以下の通り報告いたします。」のように、具体的な案件もしくは問題の発生日とその概要を書きます。経緯については、導入の文言の次の行から記書きとして書きます。具体的には導入の文言の次の行に中央寄せで「記」と記し、その次の行から書き始めます。日時、事象の順に記載するのですが、誰がどこで何をどうしたのかがわかるように、簡潔に書きます。, 経緯報告書においては、ことの経緯を前回報告以降分から時系列で記載します。書き方ですが、1件の事象について、それが発生した日付または時刻、そして内容を簡潔に記載します。その際内容の記載は、日付または時刻の次の行から始め、字下げすると見やすくなります。なお、「詳細ないきさつを」とは言いましたがあまり微に入り際にわたって書くと紙面が足りないばかりか、受け手もかえって状況を把握しにくくなるので気を付けましょう。さほど重要ではないこまごまとしたことまで書いてあると、読むのもうんざりします。何か1つの施策に対して複数回電話やメールでやり取りすることがありますが、そのやり取りすべてを記載していてはきりがありません。まとめて1つの事象として記載します。問題発生時であれば、関係者間で分単位でやり取りを行い、その一つ一つが事態の進展に寄与します。その場合はそれらを個別の事象として記載します。, 宛先には、相手先会社の担当者名を、社名、部署名、役職、氏名の順に記載します。事案によっては社長であったり事業所長であったりするので上司に確認してください。, 対会社の場合、事案のもよりますが会社として経緯報告書を提出することになりますので、誰が報告者になるのかは上司に確認してください。一般的に報告者は管理職クラス、事業所長もしくは社長となります。あるいは会社名で提出することもあります。, 経緯報告書内で使用する言葉は、相手にもわかるものを使用しましょう。対社外に限ったことではありませんが、相手の知らない専門用語、とりわけIT系用語や技術用語などを使うと相手は意味が理解できず、余計混乱します。それでは報告の意味がありません。あなたに見えているその状況は、専門知識のない相手にはどのように見えているのか、ということを考えて、わかる言葉に置き換えましょう。, 経緯報告書を文書ファイル、例えばMicrosoft(R) Word文書などの形式で作成する場合は、A4用紙1枚に収まるように作成します。もし、記載する経緯の内容が多くて用紙1枚に収まらない場合は、経緯だけを別の文書として作成し、本文には「xxxxの件について、別紙の通り報告いたします」のように記載します。その際、記書きで別紙の文書名を記載しておきます。なお、多くの企業では社内文書の様式として経緯報告書のひな型も用意していますので、上司または庶務担当者に確認してみてください。, メールで経緯を報告する場合の書き方を説明します。件名は「xxxに関する経緯報告書」(あるいは経緯報告書ではなく経緯報告)とし、内容は通常のメールの通りのあて名及び導入文の後、「xxxxの件について、以下の通り報告いたします」と記してその下に経緯を時系列で記載します。この際、どこからどこまでが経緯なのかがわかるよう、「>>>」や「<<場合によっては経緯報告書を文書としてほしい、と要求されます。その際は経緯報告書を文書ファイルで作成し、メールに添付して送りましょう。, メールで送る際、特に社外で送付する場合の留意点を1つ記しておきます。メールで送る際は内容が暗号化されていない、つまり内容がリークする可能性が0でないという点に注意してください。企業によっては機密文書のメールによる送付を禁止しているところもあります。社内のメンバーに送付する場合を除き、メールで送る場合は上司に確認をとったほうが良いでしょう。ファイルを暗号化して送る、もしくはメールではなく電話での一方の後社内便もしくは郵送という方法をとったほうがいい場合もあります。, 経緯報告書を作成するシーンとして、1つは進行中案件における一定期間ごとの状況報告、もう1つは問題発生時の第一報およびその後の対応状況報告があります。ここではこの2つのケースについて説明します。, 定期的、あるいは状況報告を求められた場合の経緯報告書には、これまでの経緯、現在の状況、そして今後の見通しの3点を記載します。本文冒頭の書き出しも「xxxの件について、以下の通り報告いたします」で問題ありません。, 進行中の案件や提供しているサービスで問題が発生し、社外の取引先関係者に影響が出た場合、事実報告だけでなくお詫びの一言を添えましょう。問題によって取引先の人たちは困っているのですから、それに寄り添い早期に問題を解決する、という姿勢を見せることが大切です。そして内容には、これまでの経緯、現在の状況と実施中の解決策、そして問題解消の見込みについて記載します。, 何を書くかは分かったけど実際どう書けばいいのか迷うという方もいらっしゃることでしょう。2つのケースを想定して、経緯報告書の作成例を書いてみます。, 状況報告の例として、社内システムの開発をめぐる、ユーザー部門とのやり取りと進捗状況に関する経緯報告を書いてみます。, 20xx年xx月xx日xx事業部長システム開発部xx文書作成支援システムに関する経過報告書表記開発案件について、20xx年xx月xx日以降の経緯を以下の取り報告いたします。【経緯】xx月xx日販売部事務担当者Aさんより、xx月xx日より評価中のシステムについて機能追加の要望あり。xx月xx日販売部のAさん、プロジェクト担当者Bさんと当方及びC主任の4社で打ち合わせ実施。要望通りの機能の実現は予算的に厳しい旨伝える。xx月xx日Bさんより連絡あり。販売部でも予算が工面できず、今年度はシステム開発部で何とかできないか、とのこと。【現在の状況】Aさんからの要望について、代替案を検討中(要望機能は複雑なため、予算内での開発は難しい)。【今後の対応】販売部はかねてから、すべての機能がそろわないと使えないとのこと。そのため、現在使用中の旧システムに対する延命措置も検討する必要がある。以上, トラブル報告の例として、あるクライアントに納入した販売管理システムで不具合が発生し、ベンダーの責任者がクライアントに経緯報告書を提出する、という想定で書いてみます。, 20xx年xx月xx日P株式会社 営業部部長 xxx様Q株式会社 システム開発部技術2課 yyyシステム障害に関する経緯報告書平素は、格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。この度は弊社提供の販売管理システムで発生した障害により、ご不便をおかけして大変申し訳ありません。ただいま復旧作業を進めておりますが、経緯と現状について取り急ぎご報告いたします。記【問題の経緯】xx時xx分貴社営業部事務担当者から、システムにログインできない旨報告を受ける。xx時xx分弊社スタッフAが状況を確認。システムの挙動よりデータベースに問題ありと判断。xx時xx分Aがデータベースサーバーを確認。履歴記録領域が満杯で、それによりデータベースが停止していた。【対応】現在Aが、不要な履歴を削除の上領域を確保し、データベースの再起動を行っており、動作確認も含めて30分程度かかる見込みです。以上, 経緯報告書を社内文書として作成する場合は基本的に不要ですが、取引先に提出する際は捺印を求められる場合があります。企業によって対応が異なるので上司に確認してください。会社として取引先に提出する場合、特に問題発生時の経過報告として提出する場合は、見積書などと同様に社印を求められる場合があります。社内文書として作成する場合、企業によっては作成者、確認者、承認者それぞれが捺印するケースもあります。もし、あなたが担当者ではないのに経緯報告書のあなたの名前のところに捺印を求められた場合、報告者名を当該事案の責任者名に変えてもらるのが良いでしょう。そして、経緯報告書は始末書ではないことを確認してみてください。, 経緯報告書の書き方を説明してきましたがいかがでしょうか。ただ出来事をつらつらと報告するのではなく、内容をまとめなければなりません。そのためには、それぞれの出来事が一体何の流れの中で起こっているのかを把握し、わかりやすく要点をまとめる必要があります。そして相手は何のために何が知りたいのか、ということも考える必要があります。このようなスキルは経緯報告書に限らず、ビジネスのあらゆるシーンで必要です。この機会に経緯報告書を通してスキルを身につけてください。, ドライバーへの転職をお考えの方は、好条件求人が多いドライバー専門の転職サービス『はこジョブ』へ!, 稼げないタクシー運転手には特徴があります。効率よく車を回したり、顧客の立場に立った接客ができなければ稼げるタクシードライバーになることができません。また、自分の普段の作業を振り返ることで稼げない原因を突き止めることができます。, バッテリーは、電気を蓄えるもので中にはバッテリー液と言う液体が入っています。バッテリー液は、自然と少なくなってしまい最後には性能を発揮することができなくなります。また、バッテリー液が無くなってしまうと火災などの原因となりますので注意が必要です。, ドライバーの身だしなみについて解説しています。ドライバーが気を付けるべき身だしなみのポイントや身だしなみ以外に気を付けるべき点についても説明しています。ドライバーのどのような身だしなみや態度がお客様にいい印象を与えることができるのかヒントを得られるでしょう。, エンジンオイルの漏れが気になることはありませんか?こちらでは、エンジンオイルの漏れによる影響を7つご紹介していきます。エンジンオイル漏れの対処法や費用が気になるという方は、ぜひご覧ください。車のオイル漏れについて理解を深めてみましょう。, キャッシュレスで便利なタクシーチケットはお客様の交通費などに使われるイメージですが、個人で利用可能です。個人で利用すると交通の管理などに便利です。今回はタクシーチケットの購入方法や購入の際の注意点についてご紹介します。タクシーチケット購入の参考にしてください, 車が好きで運転が得意で地理にも詳しい人なら、希望する職種に「運転手」を思い浮かべるでしょう。ただし「運転手」といってもその種類はさまざまです。ここでは「役員運転手」という職種に焦点を当て、役員運転手を目指す人に必要な資質や心得について考えていきましょう。.

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